지메일 특정 발신자만 자동 분류하는 법, 필터 하나면 끝

지메일 특정 발신자만 자동 분류하는 법, 필터 하나면 끝

1	왜 자동 분류가 필요한지
2	필터 만드는 기본 방법
3	라벨과 자동 보관 같이 쓰기
4	여러 발신자를 한 번에 묶는 법
5	필터가 안 먹힐 때 확인할 것
6	만들어둔 필터 관리하기

 

왜 자동 분류가 필요한지

메일함이 뉴스레터, 회사 공지, 광고 메일로 뒤섞이기 시작하면 정작 중요한 메일을 놓치는 일이 생긴다. 나도 예전엔 그냥 다 받은편지함에 몰아넣고 필요할 때마다 검색해서 찾아 썼는데, 어느 날 거래처 메일을 광고 메일 사이에서 못 보고 이틀 늦게 답장한 적이 있다. 그때부터 필터를 진지하게 쓰기 시작했다.

지메일 필터는 특정 발신자, 제목, 키워드 조건에 맞는 메일을 자동으로 라벨 붙이고, 보관하고, 심지어 삭제까지 해주는 기능이다. 한 번만 설정해두면 그다음부턴 신경 쓸 일이 거의 없다는 게 제일 큰 장점이다.

필터 만드는 기본 방법

가장 기본적인 방법은 이렇다.

1. 지메일 검색창 오른쪽 끝에 있는 슬라이더 아이콘(검색 옵션)을 클릭한다
2. "보낸사람" 칸에 분류하고 싶은 이메일 주소를 입력한다
3. 하단의 "필터 만들기"를 누른다
4. 원하는 동작(받은편지함 건너뛰기, 라벨 지정, 읽음 표시 등)을 체크하고 "필터 만들기"로 저장한다

이미 받은 메일이 있다면 "일치하는 대화에도 필터 적용"을 꼭 체크해야 한다. 이거 안 누르면 그날 이후 오는 메일에만 적용돼서, 예전 메일은 그대로 뒤섞여 있는다. 나도 이거 몰라서 처음엔 왜 과거 메일은 정리가 안 되나 한참 헤맸다.

라벨과 자동 보관 같이 쓰기

필터만 걸어놓고 라벨을 안 만들면 그냥 메일이 사라진 것처럼 느껴질 수 있다. 그래서 발신자별로 라벨을 미리 만들어두고, 필터 설정할 때 "라벨 지정"과 "받은편지함 건너뛰기"를 같이 체크하는 걸 추천한다. 이러면 받은편지함은 깔끔하게 유지되면서, 해당 라벨 폴더 들어가면 그 발신자 메일만 모아서 볼 수 있다.

예를 들어 뉴스레터는 "읽을거리"라는 라벨로, 회사 공지는 "회사알림"으로 분류해두면 아침에 급한 것부터 확인하고 나머지는 나중에 몰아서 읽을 수 있다. 이 방식으로 바꾸고 나서 확실히 메일 확인하는 시간이 줄었다.

여러 발신자를 한 번에 묶는 법

발신자 하나씩 필터를 만들면 시간이 꽤 걸린다. 비슷한 성격의 메일이 여러 곳에서 온다면 한꺼번에 묶는 게 낫다. 필터 만들 때 "보낸사람" 칸에 OR 조건으로 여러 주소를 넣으면 된다.

예를 들면 이렇게 입력한다.

from:(newsletter1@example.com OR newsletter2@example.com OR noreply@example.com)

도메인 단위로 묶고 싶으면 from:(*@example.com) 이런 식으로 와일드카드를 써도 되는데, 이건 회사 전체 도메인처럼 확실한 곳에만 쓰는 게 안전하다. 잘못 걸면 필요한 메일까지 묻혀버릴 수 있어서 주의가 필요하다. 나도 도메인 단위로 걸었다가 중요한 메일 하나 놓친 적 있어서 요즘은 웬만하면 개별 주소로 걸어둔다.

필터가 안 먹힐 때 확인할 것

필터를 만들었는데 메일이 계속 받은편지함에 그대로 들어온다면 몇 가지 확인해볼 게 있다. 우선 필터 조건에 오타가 없는지, 특히 발신자 주소가 실제 발신 주소와 정확히 일치하는지 봐야 한다. 뉴스레터 같은 경우 표시되는 이름과 실제 전송 주소가 다른 경우가 종종 있다.

또 하나는 필터 우선순위 문제다. 지메일 필터는 여러 개가 겹치면 조건에 따라 서로 충돌할 수 있다. 설정 → 필터 및 차단된 주소 메뉴에서 만들어둔 필터 목록을 쭉 훑어보고 겹치는 조건이 있는지 확인하는 게 좋다.

만들어둔 필터 관리하기

필터는 한 번 만들고 끝이 아니라 가끔 손봐줘야 한다. 설정(톱니바퀴) → 모든 설정 보기 → 필터 및 차단된 주소 탭에 들어가면 지금까지 만든 필터가 전부 나온다. 여기서 더 이상 안 쓰는 필터는 삭제하고, 조건을 수정하고 싶으면 "수정" 링크로 바로 고칠 수 있다.

시간 지나면서 발신 주소가 바뀌거나 새로운 뉴스레터를 구독하게 되는 경우가 많아서, 나는 한두 달에 한 번 정도는 이 목록을 훑어보는 편이다. 처음 세팅할 때 조금 귀찮아도 해두면 그 이후는 정말 편해진다는 걸 매번 느낀다.